Dzisiaj ważny temat dla Ciebie – mianowicie RODO w przedszkolu.
W swojej placówce opiekujesz się dziećmi i przetwarzasz ich dane osobowe. Co więcej przetwarzasz również dane osobowe rodziców/opiekunów prawnych Twoich podopiecznych, a także pracowników.
Twoim obowiązkiem jest ochrona danych osobowych zgodnie z zasadami przewidzianymi przez prawo.
Dlaczego?
Po pierwsze są to ważne informacje o człowieku i nie mogą być wykorzystane wbrew jego woli.
Po drugie brak przestrzegania przepisów grozi karami – upomnieniem, karami finansowymi, odpowiedzialnością odszkodowawczą (w razie wystąpienia szkody), odpowiedzialnością karną, no i antyreklamą dla Twojego przedszkola.
Jak to zrobić?
RODO w przedszkolu – ważna jest wiedza:
- o ochronie danych osobowych – Twoja i Twoich pracowników,
- jakie dane osobowe są Ci potrzebne (zgodnie z przepisami, do realizacji umowy o opiekę), tak byś nie pozyskiwał danych ponad te niezbędne,
- w jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzasz dane,
- jak długo będziesz przetwarzał poszczególne dane,
- kto będzie miał dostęp do pozyskanych danych,
- jakie jest ryzyko wycieku czy utraty danych – zatem jakie zabezpieczenia zastosujesz,
- o konieczności zawiadomienia o naruszeniu ochrony danych osobowych rodzica, Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO),
Powyższe pozwoli Ci na przygotowanie dokumentacji, która pomoże Twojej placówce w codziennym funkcjonowaniu w zgodzie z RODO.
Skoncentruj swoją uwagę na ochronie danych osobowych…
Zwłaszcza:
1. W trakcie rekrutacji do przedszkola – rodzic uzupełnia zgłoszenie dziecka, podaje jego i swoje dane osobowe. Pamiętaj o wypełnieniu obowiązków informacyjnych, czyli przekaż rodzicom informacje na temat przetwarzania danych osobowych w Twoim przedszkolu.
2. W związku z publikacją zdjęć podopiecznych na stronie internetowej przedszkola, czy na profilu społecznościowym, czy też w celach promowania przedszkola – jest to dopuszczalne, ale po uzyskaniu zgody rodzica.
3. Jeżeli w Twoim przedszkolu montujesz monitoring wizyjny, czyli utrwalasz wizerunek – m.in. oznakuj kamery i ogranicz ich rozmieszczenie do miejsc koniecznych z wyłączeniem tych, gdzie należy uszanować prywatność/ intymność osób.
4. Kiedy organizujesz uroczystości w przedszkolu i zapraszasz gości – odpowiednio do sytuacji należy rozważyć konieczność i sposób wypełnienia obowiązku informacyjnego.
5. Przy przetwarzaniu danych osobowych przez podmioty spoza przedszkola – m. in. w związku z wykorzystaniem oprogramowania zewnętrznego (aplikacje, dzienniki elektroniczne), czy obsługi ekonomiczno-administracyjnej – należy zawrzeć umowy o powierzeniu przetwarzania danych osobowych.
Urząd Ochrony Danych Osobowych we współpracy z Ministerstwem Edukacji Narodowej, żeby pomóc w stosowaniu RODO w placówkach oświatowych przygotował poradnik, który możesz wykorzystać w swoim przedszkolu.
Dokumenty RODO w przedszkolu
Twoim obowiązkiem jest bezpieczne przetwarzanie danych osobowych oraz by były dostępne tylko osobom upoważnionym.
W tym celu prowadzisz dokumentację opisującą sposób przetwarzania i zabezpieczenia danych osobowych zgodnie z wymaganiami RODO (przepisy RODO nie wskazują wprost jakie mają to być dokumenty, ale musisz wykazać jakie środki bezpieczeństwa stosujesz )
– może to być polityka bezpieczeństwa danych osobowych – ułatwi Ci to wykazanie, że postępujesz zgodnie z RODO;
- tworzysz rejestr czynności przetwarzania danych osobowych;
- rejestr naruszeń ochrony danych osobowych;
- procedurę dokumentowania naruszeń ochrony danych osobowych oraz zawiadamiania osób, których dotyczą naruszenia i zgłoszenia do PUODO;
- umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych;
- klauzule informacyjne (treści art. 12-14 RODO) – które dołączasz do formularza zapisu do przedszkola lub umowy lub jako odrębny dokument przekazujesz rodzicowi;
- formularz zgody rodzica / opiekuna prawnego;
- procedurę dostępu do danych dla rodziców/ opiekunów prawnych, określającą sposób w jaki mogą żądać m. in. uaktualniania danych, sprostowania, uzupełnienia, udzielenia informacji.
Temat RODO w przedszkolu jest bardzo szeroki, na pewno wrócę wiele razy do poruszonych tu zagadnień i to bardziej szczegółowo.
Jeżeli jednak masz jakieś pytania, potrzebujesz porady lub konkretnego dokumentu, to zapraszam do kontaktu 🙂
Patrycja Piechocińska-Łazdowska
radca prawny
Zdjęcie pochodzi z Unsplash
***
Statut przedszkola
Przedszkole niepubliczne działa na podstawie statutu nadanego mu przez osobę prowadzącą Statut przedszkola to główny dokument w Twojej działalności.
Kompletując wniosek o wpis przedszkola do ewidencji szkół i placówek niepublicznych nie może go zabraknąć. A kiedy już otworzysz przedszkole, to będziesz czuwał nad tym, by był na bieżąco aktualizowany. Co zawiera statut przedszkola niepublicznego? Statut [Czytaj dalej…]
***
Przeczytaj też koniecznie:
{ 0 komentarze… dodaj teraz swój }